最近はやテレワークを始める企業がかなり増えてきました。
業種によっては当たり前になっていたテレワークですが、会社の意向でいざ自分の環境で突然に始まるとなかなか運用が難しいところがあります。
- テレワークってなに？
- 3つのルール
- テレワークの環境
世界中の拠点が参加しているプロジェクトだと時差や稼働時間など様々な要素があるので大変な部分がありますが、プロジェクトの規模によっては３つのルールだけで十分に運用できます。
テレワークってなに？
「テレワーク」と「リモートワーク」いう言葉があります。
二つの言葉の使い方は、どこで仕事をすることを中心としたスタイルなのか？によって変わります。
オフィスで仕事をすることがメインで、状況によって場所を変えて仕事をする場合は「テレワーク」となります。
オフィス以外、例えば自宅で仕事をすることが中心の場合は「リモートワーク」となります。
僕は現在までの１２年間、様々な外部プロジェクトへの参加やコンサルティング業務を経験させてもらいましたが、その頃から「フルリモート」も含めたメンバーで進めることも多くありました。
大小区別せず、多くのプロジェクトの中でうまくいっていたパターンから抽出すると３つの共通要素が出てきます。
現在、僕自身が起業して内部/外部関係なくプロジェクトベースで進めているチームメンバーとは下記の３つのルールだけで運用しています。
3つのルール
朝会は毎日やる
朝会は基本毎日やります。そして、この時に最も大事なシンプルな約束事があります。
- ビデオ必須で出なくても良い
- 健康状態を伝えあう
- ひとりの持ち時間は１〜２分程度
ビデオで朝会をやる必要は全くありません。（ビデオにしたい人は好きにしていいです程度の感じです。）
最も大事なのは、「その日に元気よくタスクを進められるか」だけです。
そしてなるべく時間をかけずに、文字だけよりも伝えた方が良いニュアンスを含むタスクについて簡単なやりとりを行います。
タスクの決めかた
定めたタスクは朝会後にチャンネル上に貼っておきます。この辺りは使用しているビジネスチャットツールで変わってきます。
私たちの場合を一例で出しておきます。私たちのSLACK使用事例です。
- 日、週、月で区切られたタスク表（超簡易的にテキスト）を自分のチャンネルにアップしておく
- 午前、午後に最低１回は書き換えて進捗をアップデートしておく。
- 仕事終わりにはメッセを軽くしておく
人数によってかなり前提条件は変わりますが、大事なのは、「必要最小限のタスク管理状態」にしておくことです。
管理に時間とリソースを割くのはかなりもったいないです。そのためにビジネスチャットツールがあるので…
PCから離れるとき
中間管理職の仕事をしている方は特にこの部分が気になるところだと思いますが、そもそも定められたタスクをこなしてうまく回っていれば健康管理以外は気にする必要がありません。
- 昼食休憩など１時間前後反応なしの場合は連絡だけしておく
- 「集中タイム」をOKしてあげる。
- 全く反応がなくなってタスクが未完了の場合だけ、翌日は大丈夫なのかだけ把握する
言わずとも…ですが、PC環境から長時間離れる時は軽く連絡しておきます。
この「集中タイム」ですが、特にプログラミングやデザインをしている方などは超共感してもらえると思うのですが、業務分野によっては、いちいちチャットに即時対応していると「必要な思考時間」が奪われて、集中できなくなり思いっきり生産性が下がります。
本当に緊急の時以外はこの「集中タイム」を邪魔しないようにしましょう。
当時はよく、半日全く反応しなくなった場合などかなりイライラしたことも正直ありましたが、突き詰めれば「タスクが完了しているか？」が最も重要なことです。
体調を崩したりしていないか？だけを心配して、残りの性悪説ははっきり言って捨てたほうがうまくいきます。
この３つのルールだけで十分に機能していきます。
テレワークの環境
簡単な３つのルールで進めていく以外にも大事な要素が３つあります。フリーランスの方々が参加する場合などの環境提供など、柔軟性も必要になりますが大事な要素になっていきます。
十分な通信環境を提供
テレワーク先の通信環境で業務を行うのは避けましょう。セキュリティーとしてもそうですが、誰もがネットワークに詳しいとは限りません。
これからは容量無制限で高速通信が可能な環境が十分に整うので、モバイルルータなどの通信機器を会社から提供しましょう。
環境に合わせた機材環境を用意
会社にとっては、一律の機器支給が簡単ではありますが、従業員の住居環境によっては、一律のPC支給はテレワークにおいて障壁となることがあります。
基本的にはノートPCをベースに、外部接続するディスプレイやその他の業務に必要な機器などは一人ひとりと相談して決めていくのがベストです。
コミュニケーション
「楽しい」とか「嬉しい」などプラスになる共感の感情以外は、ニュートラルにコミュニケーションしましょう。
顔が見えない分、マイナス感情のコミュニケーションをチャット上などで行っても何も生まれないどころか破綻します。
タスク達成の楽しさやお疲れ様です表現など、プラスの感情以外が生じやすい業務関連の事は、チャットコミュニケーションでは淡々と粛々と進めましょう。
これからの働きかた
これからはさらに、少数精鋭のベンチャー企業やフリーランスの方々など、プロジェクトやバックオフィスの業務でも外部連携で進めていく機会がどんどん多くなっていきます。
古くからの仕事をする環境や姿勢の考え方に囚われていると、これからは新しくビジネスを創造し、それを持続していくことが難しくなります。
これからの共創社会に向けての準備を今からでも進めていき、従業員にとっても会社にとってもメリットのある働き方を構築していきたいところですね。
テレワークに便利な仮想空間オフィス
また、筆者自身は色々な仮想空間プラットフォームで、仮想オフィスやイベントブースなどを作成してWebミーティングを行ってみたりなど試しています。
実際のところビジネス利用となると、それに特化したサービス内容になっているところで利用する機会が増える形となっていますが、実際にはclusterやRobloxなどのプラットフォームでもWebミーティングしたりすることが可能です。
フリートークを含めて、オープンな空間で打ち合わせをする、ちょっと不思議な体験も出来るので、是非、試し体験することをオススメします。
最後まで記事を読んでいただきありがとうございました。
