メールアドレスの利用は、SNSのメッセンジャーやビジネスチャットツールと同様、今でもコミュニケーション手段として欠かせないものになっています。
ただ、メールアドレスの場合は、その名前の付け方まで工夫をすると多くのメリットを得られます。
名前の付け方を活用し、正しいメールアドレスの名前に関する知識を身につけておくと3つのメリットがあります。
- メールアドレスの名前の決め方を知っているとメールアカウント管理スキルが身に付く
- 迷惑メールの受信を減らすことが出来る
- メール送信先に対してアカウント管理能力で良い印象をもってもらえる
そこで本記事では、上記3つのメリットが活用できるように、実例も交えてメールアドレスの名前の付け方について解説していきます。
関連記事：メールアドレスの作り方や作成方法について実例を用いて解説!!【ドメイン取得からメールアドレス作成まで】
メールアドレスの基本的な構成
メールアドレスの基本的な構成は、「自由な名前付け『@』独自のドメイン名」となっています。
自由な名前付けが出来る部分は、メールアドレスを持つ個人や組織、その他にも用途に応じて様々な形で命名されます。
一方、ドメイン名は、メールアドレスを持つドメインの元となる識別子（この場合は独自ドメイン）として使われます。
メールアドレスの構成要素
メールアドレスの構成要素には、以下のようなものがあります。
メールアドレスの命名規則や自由な名前付けができる実際の事例
自由な名前付けが出来る部分は、ユーザーネームと呼ばれることもあります。
アルファベットや数字、記号などを組み合わせて作成されます。
例えば企業であれば、一般的には氏名や定められた何らかのニックネームでメールアドレスを作るルールがあり、それを元にユーザーネームとして使用することが多いです。
また、例えば筆者の場合だと、会社の大きさも事業規模も大きくなく、事業に利用しているサービスなどが少ないので、都度、ユニークなメールアドレスを作成して利用しています。
そうすることで、何かあったときにも、どのメールアドレスからないが起きたのか把握しやすい面があります。
分かり易いメールアドレスの名前を付ける
- ユーザーネームが長い
- ユーザーネームが読みにくい
- ユーザーネームを打ち間違えやすい
- ユーザーネームが複雑で理解しにくい
- 作成用途が偽装や誤認に見える
上記のような名前付けがされていたりすると、システム的な迷惑メール対策の検知対象にならなくても、マニュアルでメールのフィルタリングなどをされて、受信者から迷惑メール扱いされる可能性があるので注意が必要です。
そのため、基本的には簡潔で覚えやすいユーザーネームを選ぶことが重要です。
「@」で区切る
@マークは、先ほどのユーザーネームのように、自由な名前付けが出来る部分とドメイン名を分ける「区切り文字」として使用されます。
ドメイン名
ドメイン名は、メールアドレスを持つ固有の識別子として使用されます。
一般的に、企業や団体の名前をドメイン名として使用することが多いです。
また、@以降のドメイン情報によって所有者を知るための情報として扱うことも出来ます。
この部分は独自ドメインと言われていて、早い者勝ちにはなりますが、昨今は短い独自ドメインを様々なドメイン名で取得することが可能です。
関連記事：ドメインとは？これからブログを始める初心者向けに独自ドメイン取得の実例も含めて分かりやすく解説
メールアドレスは簡潔で命名規則に沿った名前を付ける
メールアドレスの命名規則は、IETF(Internet Engineering Task Force)によって定められた、RFC（Request for Comments）という技術仕様があり、本来はとても細かく規定されています。
その内容を元に、実際の運用方法として簡単に覚えられる内容を以下にまとめました。
1.ドメイン名の選択
メインで利用している、自分自身のWebサイトや、自社のウェブサイトのドメイン名をメールアドレスのドメイン名にすることで、信用度の高いメールアドレスを作成する胃事ができます。
また、メールアドレスを使用する目的に応じて、自由に命名できる部分を変更しましょう。
例えば、何らかの事業を運営しているサポートチームには、「事業名.support.team@独自ドメイン名」というようなメールアドレスを命名して使うことができます。
2.短いユーザーネームを使用する
メールアドレスのユーザーネーム部分は、簡潔で覚えやすいものを選ぶことが重要です。
ひとつ前の、事業名に関するメールアドレスは少し長くなりましたが、個人や組織内でのユニークな自分のメールアドレスは、もっと簡潔でも良いと考えています。
例えば、自分の名前をユーザーネームにする場合は、迷惑メール対策も含めてドットなどを組み合わせながら、姓と名の最初の文字を組み合わせるなどして、短くまとめることもできます。
短くてユニークな単語を組み合わせたユーザーネームは、迷惑メールを避ける事もできるし、簡潔で覚えやすいものを選ぶことが重要です。
3.ドットやハイフンを使用する
ハイフンやドットを使用することで、ユーザーネームを分かりやすく区切ることが可能になります。
例えば、姓と名の間にドットを入れることで、ユーザーネームを明確にすることができます。
また、筆者の場合、複数の単語を組み合わせたユーザーネームや自由に名前を付ける部分の区切りを付けるときには、ドットを使用する事が多いです。
メールアドレスを名前を決める時の運用時の注意点
メールアドレスの名前の付け方に関する注意点を紹介します。
1.著作権や商標権等の知的財産権に関する問題
メールアドレスの名前の付け方によっては、相手が特定の有名ブランドや企業と思えるメールアドレス名に見えることがあります。
他の企業や個人が使用しているドメイン名に類似したドメインを使用することは、用途によっては法的な問題につながる可能性があるため、使用を避けるようにしましょう。
2.メールアドレスの情報漏洩
メールアドレスには、個人情報や業務上の情報が含まれていることがほとんどです。
最近は、メールソフトを使わなくてもWebブラウザ上でメールの送受信をすることも可能です。
そのため、情報漏洩に関してセキュリティ対策は特に配慮する必要があります。
メールアドレスの送受信を行うために利用するパスワードは、十分に複雑で長い設定したり、不正アクセスや情報漏洩に備えた対策を講じることが重要です。
3.フィッシング詐欺に注意する
メールアドレスを使ったフィッシング詐欺は、大きな問題になっている一つです。
フィッシング詐欺は、偽のメールアドレスを使用して、受信者に偽の情報を送りつけることで、個人情報やクレジットカード情報を盗むことを狙うものです。
不審なメールが届いた場合は、慎重に対応しましょう。
メールアドレスの作成や使用にあたっては、適切なセキュリティ対策をすることや、不審なメール、類似した偽メールアドレスに注意すること、そして、メールアドレスに関する十分な知識を備えることが大切です。
以上が、メールアドレスの名前の付け方や運用に関しての注意点になります。
メールアドレス名が決まったらデジタル証明書付きで利用する
デジタル証明書付きのメールアドレスは、セキュリティ強化に役立つうえに、意識してセキュリティ対応にしていると、送信先の印象も良くすることができます。
デジタル証明書は、発行している認証局によって、個人認証やメール送信元の認証、暗号化などの機能が提供されます。
そのため、ビジネスなどでセキュリティを重視する場合や、機密性の高い情報を扱う場合には、特にデジタル証明書付きのメールアドレスを使用するのが重要と考えています。
デジタル証明書付きのメールアドレスを作成する場合は、以下の手順が一般的です。
1.認証局の選定
デジタル証明書を発行している認証局を選定します。
認証局は複数ありますが、信頼できる認証局を選ぶことが重要です。
2.デジタル証明書の申請
認証局のウェブサイトから、デジタル証明書の申請を行います。
選択した認証局によって、個人情報やメールアドレス、本人確認書類などが必要になる場合など、必要書類が異なります。
3.デジタル証明書の取得
申請後、準備が出来れば認証局からデジタル証明書が発行されます。
発行されたデジタル証明書をインポートすることで、デジタル証明書付きのメールアドレスとしてやりとりが出来るようになります。
また、デジタル証明書付きのメールアドレスは、一般的なフリーメールサービスで作成することが出来ないので、信頼度が上がります。
このほか、例えばレンタルサーバーサービスを利用している場合、メールアドレスにデジタル証明書を簡単に付けることが可能か、またはグループ会社などでデジタル証明書を発行するサービスを扱っているか、確認してみるのも良いです。
メールアドレスとビジネスチャットツールやSNSメッセンジャー
本記事では、メールアドレスの名前の付け方について解説しました。
メールアドレスの利用は、SNSのメッセンジャーと同様、現代のコミュニケーションにおいて欠かせないものですが、この他にもビジネスチャットで相互にやりとりできるコミュニケーションの手段もあります。
そのため、段々とメールアドレスを自分で作成したり、利用することも減ってきていて、メールアドレスの正しい名前の付け方を知らずに、受信者から迷惑メール扱いされたり、印象が悪くなったりすることがあります。
メールアドレスで自由に名前を付けることが出来る部分、ユーザーネームやドメイン名は、メインで利用している自分のポートフォリオや自社のウェブサイトに合わせたものを選ぶことで、関係性を明確にすることが可能です。
正しい名前の付け方を意識して、メールアドレスを作成してみてください。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
