現在、多くの中小企業はまだ効率的なビジネスツールの導入ができておらず、非効率なビジネスの進め方や管理方法で経営をしている企業が多くあります。
本記事では50名以下の会社向けに最低限導入しておきたいビジネスツールの紹介と解説をします。
目次
仕事の効率化
筆者は会社員時代の17年間に、副業として多くの中小企業で経営企画室として業績を向上させるための施策を実行してきました。
多くの企業で共通しているのが、新たな施策の実行を阻む課題の１つに会社全体のリソースとして「時間がない」というものがあります。
会社を成長させていくための手伝いをしていくのに、一緒に実行していくメンバーがその状態ではまず計画を実行していくことはできません。
「時間が無い」が発生している理由は概ね以下の2つに絞ることができます。
- 一人あたりに割り当てられている業務量が多い
- 業務の承認プロセスが会社規模に対して複雑すぎる
これらは、社員全員が分かっていても根本的な改善が図られない大きな２つの課題です。
１人ひとりの業務量を減らすために人員を増やそうと考えても中々昨今の状況では採用強化を提案することは難しく、承認動作を省略化しようとしても長く続いている会社でこの問題を抱えている会社は、社長決裁中心で動いています。
しかし、そのような状況で長く仕事を続けていると社員のオーナーシップはどんどん削られていき、やる気を失っていく体制が出来上がってしまいます。
これらの問題に対して着手する時に、費用をかけずに簡単に着手できることから始めてみましょう。
これから紹介するビジネスツールは、最大限の効率化が必要なスタートアップ企業では当たり前に利用されているモノですが、数十人規模で長く続く企業ではまだまだ導入されていない事が多いサービスです。
ビジネスのスピードを上げていくには必須のビジネスツールなので、食わず嫌いはせずに１つでも新たなビジネスツールを導入して利用してみましょう。
効率化を実現するビジネスツール
本章では、多くのビジネスツールがある中でも導入が簡単なサービスを紹介していきます。
1人あたり数百円/月で多くの時間を得ることができるようになる上に、ある程度の規模までは無料で使いこなすことができるビジネスツールばかりなので、本記事を読み進めつつ導入をしていってみてください。
ビジネスチャットサービス
ビジネスチャットは社内･社外の両方で役に立つ便利なコミュニケーションツールです。
ビジネスチャットツールについてはすでに多くの企業が導入しているので、自社内で導入する前に取引先によっては半ば強制的に導入せざるを得ずに利用している会社も多いです。
しかし、社内の営業部が個々に顧客と対応するために個々のサービスやアカウントをバラバラに作成して利用して管理していることも現実に多くあります。
本記事を機に、会社全体でしっかりとアカウントを管理して業務の効率化を図りましょう。
Google Workspace
最近、筆者自身の利用頻度として多いのが、Google Workspaceです。
事業内容や仕事内容が変わってきて、その場で開発中のUI画面を同時編集したり、仕様を皆で編集しながら打ち合わせをしたりするので利用しています。
チャットワーク
チャットワークは、Chatwork株式会社が運営するクラウド型ビジネスチャットツールです。
社内とも外部企業ともすぐにグループを作って顧客ごとや案件ごとのチャットルームを作成することができます。
ビデオ通話でのミーティングもすぐに行うことができる便利なツールです。
無料版の場合、参加できるチャンネル数に制限がありますが、まずは社内の業務プロセスで利用を始めて、本格的な導入を目指していきましょう。
SLACK
SLACKは、アメリカのスラック・テクノロジーズ社が開発したビジネスコラボレーションハブツールです。ビジネスチャットだけでなく、他の様々なアプリを連携して運用できるサービスです。
SLACKは多くの機能を連携させてSLACK内で会社の運営機能を集中させることができますが、すぐに使いこなすにはちょっと難度が上がるかもしれません。
しかし、無料でもワークスペース（チャンネル）には無制限に参加できるので、外部企業との連携を試していくにはお薦めのビジネスツールです。
LINE WORKS
LINEWORKSも便利なビジネスチャットツールですが、多くは個人アカウントで顧客や社内の人間とグループトークルームを作ってしまっているのが現状です。
昨今は情報管理にとても厳しい時代になっているので、これを機会にLINEの利用も仕事ではLINE WORKSに切り替えてアカウントを管理しておきましょう。
使い方はLINEと同じように使えるだけでなく、仕事において必要なアカウントの管理など、ビジネス向けの機能が多く揃っています。
勤怠管理
勤怠管理は手書きで記入していたり、タイムカードを打った後にそれをまた手書きで管理したりしている会社がまだまだ多いのが実情です。
しかし、昨今はテレワークやリモートワークに切り替えていく企業もある中、この勤怠管理のプロセスが原因で全員出社の体制をとらざるを得ない会社も多く存在します。
テレワーク/リモートワーク環境でも、多くの仕事は問題なく遂行することが可能です。
勤怠管理もWebサービスをベースに管理方法を切り替えて、多様な勤務形態に対応できるようにしていきましょう。
ジョブカン勤怠管理
あらゆる勤務形態に対応できるとても便利な勤怠管理ツールです。
とてもシンプルな打刻画面と、残業や休暇申請などもスマートに申請ができるツールです。
iPadにリーダーを付けてタイムレコーダー化して、スマホやICカードでオフィスでの打刻管理をすることも可能です。
当然、スマホのアプリからでもWebからでも、SLACKなどのビジネスチャットツールとの連携も可能です。
利用料も従業員1人あたりの費用は月額数百円で済むので、紙ベースで進められる多くの作業がWebベースで行えるようになり、作業の効率化が可能になります。
人事･労務管理
人事･労務管理も多くの業務と管理が発生します。人事や労務のコストは、やたらコストを減らすという考え方に走ると企業の成長力を著しく損ないます。
コストを減らすという考え方から業務の効率化にスポットを当てて、ツールを利用して効率化をしていきましょう。
SmartHR
SmartHRの素敵な所は、人事･労務に必要な多くの機能を利用できるのに30名まで無料で利用できるという所です。
エクセルベースで管理されているバラバラのファイルも、SmartHRを使えば一元管理が可能になり、人事・労務担当者が使用しているPCトラブルで管理データが吹っ飛ぶというような事も無くなります。
無料でスタートすることができるので、是非導入をしてみましょう。
ジョブカン労務管理
勤怠管理で紹介したジョブカンシリーズの労務管理版です。コチラは現在５名まで無料で使えるようになっているので、最初は1部署などで利用を始めて慣れてから全社導入という形がお薦めです。
経費精算
個々で定期的に行われる経費精算に掛かる時間は、じつはもの凄い時間を浪費する作業です。
かといって、いいやいいやで済ませられるモノではなく、この時間を効率化するだけでも多くの時間を違うことに充てられるようになるため、エクセルベースの計算と紙提出ではなく、Webベースの経費精算ツールを導入することをお薦めします。
マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワードクラウド経費を利用することで、多くの経費精算や集計、経理作業を短縮することが可能になります。
特に交通費計算などは、営業メンバーにとって定期的に行わなければならない経費精算は時間と労力を多く消費します。
この辺りは、いまだにエクセルベースで組まれたフォーマットに入力して紙で提出して保管するという状況の会社が多くあります。
マネーフォワード クラウド経費を利用すると、情報がすべて一元管理できるようになり、テレワークやリモート管理でもWebベースなのでいつでもどこでも承認動作を行うことが可能になります。
ジョブカン 経費精算
ジョブカンシリーズには経費計算サービスもあります。
30日間無料で試すことができるので、まずは利用してみて慣れていきましょう。
まとめ｜手書き･紙ベースのワークフローを卒業する
現在はほぼ全ての業務をWeb上で完結することが可能です。
新しいビジネスツールやワークフローを導入しようとすると、必す反対する人が出てきますが、その多くは明確な根拠がないままの食わず嫌いであることが多いです。
また、本格的に運用すれば1人あたり数百円/月の新たなコストが生まれますが、今回紹介したサービスを導入して運用すれば一人あたり10~20時間/月くらいの効率化は容易に可能です。
無料で始められるサービスばかりなので、まずは試してみて本格導入を検討してみてください。
秘書サービスも導入しやすくなっている
最近は専任の適任者を決めるのではなく、Web業務の部分的な業務をi-STAFF(アイスタッフ)のような秘書サービスを利用して最小限のリソースで効果を上げていく手法も増えてきています。
- 入稿作業
- ライティングチェック
- SNS運用代行
- クラウドソーシングのディレクション
- レポート作成業務
オウンドメディア運用でコンテンツ制作だけに集中できるようになるための有効手段として活用されています。
参考リンク : アイスタッフ
Web運用以外にも秘書サービス内容として
- 秘書業務
- 経理
- 人事業務サポート
- 営業アシスタント
- 書類整理などのオフライン業務
など、最近の秘書サービスは多彩な業務に対応してくれます。
１人採用するほどでもないけど人手が足りない。
という時に検討してみると良いですね。
新規顧客の獲得に便利なLINE公式アカウント
中小規模の商社でも、LINE公式アカウントは新規顧客獲得に大きく貢献してくれます。
中小企業の多くは新規顧客の獲得に悩んでいる事が多いですが、LINE公式アカウントを営業計画の中で活用することで売上向上を見込むことが可能になります。
こちらの記事にLINE公式アカウントの作り方と運用方法をまとめましたので、参考になれば幸いです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
