最近は、自社の顧客に合わせたビジネスチャットツールを利用してコミュニケーションを図り、継続的な取引を行うというのが通例になっています。
しかし、筆者のような小規模事業者に、次の課題が発生していないでしょうか？
それは、顧客の利用しているビジネスチャットツールに合わせて各ツールを準備することで、ビジネスクラスのライセンス費用が重なり、年間10万円を越してくるような状況になる可能性です。
筆者の場合、最近まで、この状況が起きていて、昨今、様々なツールの価格改定による利用価格の上昇により、遂にビジネスチャットツール系の年間経費が10万以上どころか20万円以上になってしまうのではないか？
という状況にまでなってきてしまいました。
なので、今回、思い切ってビジネスチャットツールのアカウントは顧客に準備してもらったりすると共に、筆者の場合はGoogle Workspace及び、いくつかの情報管理ツール以外は全部リセットして整理しようということにしました。
そんなこともあって、ここ1ヵ月くらいは色々な所とやりとりをしていました。
目次
ビジネスチャットツールでGoogle Workspaceにした経緯
これはスゴく単純で、筆者の場合は、
- Google Workspace
- Discode
- いくつかの情報管理に必要なセキュアなツール
上記のツールだけで、筆者のビジネススタイルの場合、会社の事業を行うためには、これだけのコミュニケーションツールが賄えるということで落ち着いたからです。
当然、これはケースバイケースで、事業に限らず、取引先との関係性や契約内容など、諸々の事情で簡単にそうはいかないと思う状況もあります。
けれど、筆者の場合は、主にGoogle Workspace内にあるツールを利用するだけで事足りる状況にもなっているので、落ち着きました。
Discodeは、主にゲームのライブ配信をするときや、会社の事業で利用しているツールのコミュニティに参加するときに利用する形になっています。
ビジネスチャットツールの移管は大変でした
筆者の場合は、ビジネスチャットツールの移管はとても大変な作業になります。
取引先のほうでチャンネルを用意してもらったり招待してもらってやりとりをしている場合は、これまで同様、何も変更はないのですが、筆者側でチャンネルやスペースを提供していた方々へは、プラットフォームの移動をお願いすることになります。
これは、コミュニケーションが苦手な筆者にとっては、かなり勇気のいる決断でした。
とはいえ、大きな会社で十分な利益が出ている会社であれば良いのですが、筆者のような小規模事業者の場合、年間10万円〜20万円以上の経費が変わってくるような状況は確実に対応を進めていく必要がある事案になります。
今回、ビジネスチャットツールを整理するにあたり、取引先を含めて、ブログサポートをしている方々や関係のあるパートナーやクリエイターの皆に、値上がりに関する事情を説明して移管作業をいただきました。
順次、連絡しながら進んでいるので本当に感謝です。
Google Workspaceはメインのビジネスチャットツールとして使えるのか？
ビジネスチャットツールを比較するには、対応しているアドオンなどの拡張機能で何を利用するかによって大きく変わるので、多種多様な使い方は、ここでは書き切れないので別の機会に書こうと考えていますが、基本的なコミュニケーションツールとしては、Google Workspaceだけにしても十分に機能すると感じています。
商取引を行っていると、チャットのようにテキストベース以外の、様々なコンテンツ情報を扱う機会があると考えますが、複数人数でリアルタイムに打ち合わせをしながらコンテンツのコラボ共同作業環境を出来る状況も作れるので問題ありません。
また、特にデザイン関連で作り込みの必要な内容になれば、コンテンツを扱うプラットフォームはADOBE CC上での共同作業や編集になるので、特に支障はありません。
なので、色々なビジネスチャットツール上でやりとりをしていましたが、筆者自信が提供していたプラットフォームは、まだ完全に全てではないのですが、Google Workspaceに移管して統一するように進めており、この方向で問題なく進んでいます。
ビジネスチャットツールはこれからどうなるのか？
筆者が会社員の頃は、割と分かり易い、例えば、「次世代の光ディスクはHD-DVDなのか？Blu-rayなのか？」とか、「次のアカーブメディアは何になるのか？」みたいな、最終的には用途と結果が明らかに分かるモノが多かったのですが、特に、Webサービスにおいては知的財産で押さえにくいところに関しては次々と自由に新しいサービスが出てきます。
それが今後も増え続ける事を考えると、今回の記事で書いていくように、いずれ累積的な経費として重くなっていき、自分で1つだけ中心になるプラットフォームを選んで、それ以外はお世話になるという形が増えてくるのだろうなと考えています。
最初は、学びとして覚えるためにも必要経費だと、ビジネスやエンタープライズ系のライセンスでやっていましたが、今回、さすがに何もしないままでは放っておけない金額（総経費委）になってきたので決断しました。
すごく申し訳なかったけれど、この経費削減できた分から、クリエイター支援系のサービスに利用させてもらったり、Webサービス系の勉強をするための学びに関する経費として利用していきます。
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ビジネスチャットを整理してメリットは出た？
筆者の場合は、自分が提供するビジネスチャットの経費削減で進めたので、結果的に日頃利用するビジネスチャットツールの種類や使い分けは変わらずというのが実情です。
ただ、良い機会なので、スマホへアプリで入れておくものと、ラップトップに入れておいたり、Webブラウザベースだけの利用にしたりと、デバイス別にシーンを区切って、いくらか今より自分のペースを作れるように、何でもかんでも全部のデバイスから対応するのはヤメました。
そういう意味では、自分のペースで進められる時間が少しで来たので、それがメリットかなと考えています。
Google Workspaceで情報管理をして大丈夫なのか？
閲覧権限や捜査権限含め、情報管理のポリシーをしっかり設定すればGoogle Workspaceだけでも十分に情報管理が可能なのですが、その他にも、堅牢な情報管理に適したクラウドストレージ等を利用したり、接続時もVPNを通じて行い、また、ネットワーク機器についても、小さくはありますが、各拠点、と言っても、フルリモートなので適時なのですが、最低限、やっておけば良いと考えられる対応をしている感じです。
その他にも諸々あるのですが、資金が潤沢な訳ではないので、理想のセキュリティ環境は中々難しいというのも現実です。
なので、そもそも、その類いの情報やキャッシュを扱わない事業に制約するというデメリットも出てきてしまうのですが、事業が育っていく中で順次対応させていこうかと考えています。
ビジネスチャットツールは1つだけが良いかも
自分がメインで使うビジネスチャットツールは1つだけにして、あとは交渉のほうが良いかもです。
今回、まだ完全に全てツールの移行が完了していないのですが、コミュニケーションが苦手な自分にとって、この移管作業はかなりキツいです。
なので、あとで何か整理するようなことになると大変なので、本当に経営や使用するツールなどは絞って利用したほうが良いと、心底体験して思い知った良い経験でした。
